Put enquiry forms on your website

Webbformulär lists every form your workspace has. Varje formulär har sin egen inbäddningskod, egna frågor och eget utseende, så varje avdelning eller syfte kan ha ett eget formulär på webbplatsen.

Create a form

1. 1Open Webbformulär and choose Nytt formulär.
2. 2Give it a Formulärets namn your team recognises, such as the department it is for. Visitors never see the name.
3. 3Work through the sections below, with the live preview beside you, and choose Spara ändringar.

To start from a form you already like, open the actions on that form and choose Duplicera. The copy gets everything except the embed code, which is always its own.

Questions

Under Frågor, add the questions the form asks besides the visitor's contact details: Lägg till en befintlig fråga, or Ny fråga to create one on the spot with its Svarstyp and, for a choice, the Svar att välja mellan. Drag questions to reorder them, or between Ställs före kontaktuppgifterna and Ställs efter kontaktuppgifterna.

Open a question to set how it behaves on this form:

• Måste besvaras på webbplatsen. Bara det här webbformuläret kräver det. Ärenden som teamet skapar manuellt frågar aldrig efter det.
• Ställ före kontaktuppgifterna. Passar för ”Vad gäller det?”, så att besökaren börjar med sitt ärende.
• Visa svaren som Knappar or Rullgardinslista.
• Ställ bara det här efter ett visst svar: pick the earlier question and the answers that make this one appear. A question can depend on a question that is itself conditional, so a business customer can get the organisation number and address only after choosing a service.
• Exempeltext i fältet, Hjälptext under frågan, and for a file question Högst antal filer en besökare kan bifoga.

Each question is a ticket field, so the answer shows on the case. Requiring a question on one website form does not make your team answer it when they create a case by hand. A question that is required on the ticket field itself is required everywhere, and the form says so.

Contact details

Under Kontaktuppgifter, choose which of the visitor's own details the form asks for, which must be filled in, and what the labels and example text say. Visa och kräv e-post eller telefon, annars har ni inget sätt att svara besökaren.

A form does not need a subject or a message box. Utan ämne skapas ärendets rubrik av besökarens svar. The title also carries the visitor's name, so a day of enquiries about the same thing is still easy to tell apart.

Look

Under Utseende, choose Vår design to set colours, corners, font size and Typsnitt yourself, or Använd webbplatsens utseende: Formuläret har inga egna färger eller typsnitt utan använder webbplatsens.

Varje del av formuläret har ett fast klassnamn, så att en webbdesigner kan finjustera det från webbplatsens egen stilmall. Choose Visa klassnamn to see them and give the list to whoever looks after your website.

The form speaks your workspace's language to visitors: error messages, the button text while sending and the choices for priority follow it. The heading, labels and other texts are yours to write under Texter and Kontaktuppgifter.

Where the enquiries go

Under Ärenden och spam, set the Prioritet för nya ärenden and the Taggar för nya ärenden for cases from this form.

To send one form's cases to a team or a person, add a routing rule with the condition Webbformulär and pick the form: Set up the support desk. This is how each department gets its own enquiries without anyone sorting them by hand. Every case also shows which form it came from.

Add it to your website

Under Lägg på webbplatsen, Kopiera inbäddningskod and paste it where the form should appear. Plattformsspecifika instruktioner (WordPress, Squarespace, Wix...) covers the usual site builders. Several forms can sit on the same page.

Before it goes on a real page, use Testa formuläret innan det läggs på webbplatsen: Öppna testsidan. Öppnar det riktiga formuläret på en tom testsida, så att du kan skicka in precis som en besökare. Det skapar ett riktigt ärende i din inkorg, som du kan ta bort efteråt. The test page shows the saved form, so save first.

Good to know

Ask for as little as possible. Every field you add loses you some enquiries. Ask for the rest in your reply, when they are already talking to you.

Pausing and deleting. Pausat: formuläret visas inte där det är inbäddat förrän du slår på det igen. Deleting a form stops it everywhere it is embedded; cases it already created are kept.

Regenerating the code breaks the embed. Behöver du en ny widgetnyckel? Detta gör att alla befintliga inbäddningar slutar fungera. Only do it if the code has leaked, and paste the new snippet everywhere straight afterwards.

Spam. Ett dolt fält som bara robotar fyller i. Deras meddelanden kastas i tysthet. Hur många förfrågningar en besökare kan skicka per timme.

Form or chatbot? A form is for writing to you and getting a reply later. The chatbot answers straight away from your knowledge base and only creates a case when it cannot: Put the chatbot on your website. Many sites run both.