Det begynte med en SMS-endring. Leadway ville justere oppsettet for SMS i CRM-et de brukte, en jobb de selv regnet som liten. Prislappen de fikk tilbake var 40 000 kroner.
«Da var det gjort. Vi begynte å se oss om etter noe annet samme uka», sier Tønnes Klungland, daglig leder og partner i Leadway.
I dag kjører callsenteret hele kundereisen i DealJourney. De sparer 3 til 4 timer i uka på manuelt arbeid, lønnskjøringen går uten Excel, og CRM-et er koblet mot deres egne interne systemer for budsjett og oppfølging.
Utgangspunktet: systemet satte rammene
Før DealJourney kjørte Leadway på Nextcom. Problemet var ikke at systemet manglet funksjoner. Det var at det ikke lot seg bøye.
«Det var lite smidig, og ikke bygget for måten vi ønsker å jobbe på», sier Klungland. «Vi ville automatisere prosesser og bruke AI aktivt i kundeoppfølgingen, og det lot seg rett og slett ikke gjøre. Systemet satte rammene, ikke vi.»
For et callsenter med egne prosesser er det en dyr begrensning. Hver arbeidsflyt som ikke passer inn i systemet blir en manuell jobb noen må gjøre ved siden av.
Vi driver callsenter med egne prosesser, og et system vi må bøye oss etter er verdiløst for oss.
Valget: to ting avgjorde
Leadway så blant annet på Monday og et par andre leverandører. Ingen av dem kom gjennom nåløyet.
«De var ikke tilpasningsdyktige nok til det vi trengte», sier Klungland.
To ting avgjorde til slutt. Det første var at DealJourney tilpasset seg Leadway i stedet for omvendt. Det andre var retningen.
«De er ekstremt AI-vennlige. Mange i denne bransjen er gamle fossiler som bygger videre på noe fra 2010. DealJourney bygger for det som kommer.»
Klungland tok avgjørelsen selv. Skepsisen var der, slik den alltid er ved et systembytte.
«Vi hadde ikke så mye å tape. Om det skulle bli dårligere enn det vi kom fra, kunne vi like gjerne hatt kundene i Excel.»
Etter innføringen: oversikt med én gang
Oppsettet tok tid. Leadway brukte de første ukene på å få systemet dit de ville ha det.
Gevinsten kom i to former. Den ene er timer, rundt 3 til 4 i uka på rent manuelt arbeid. Den andre, og ifølge Klungland den viktigste, er kontroll.
«Vi finner oversikten med én gang i stedet for å lete etter den. Og vi får koblet CRM-et mot våre egne interne systemer for budsjett og oppfølging.»
Det som overrasket mest, var arbeidsmåten rundt AI-funksjonene. De er fortsatt under utvikling hos DealJourney og testes sammen med kunder som Leadway.
«Det er deilig å bare spørre AI-en om noe jeg lurer på rundt ordre. Den gjør analysen for meg med en gang, i stedet for at jeg må grave i lister.»
Resultatene så langt
3 til 4 timer spart i uka
På rent manuelt arbeid som tidligere måtte gjøres ved siden av systemet.
Oversikt med én gang
Nøkkeltall og kundestatus er tilgjengelig direkte, ikke noe som må letes frem.
Lønnskjøring uten Excel
Grunnlaget kommer ferdig ut av CRM-et. Manuell kontroll i etterkant har ikke avdekket ett eneste avvik.
Vekst uten flaskehals
Salget har økt kraftig siden oppstart, og systemet håndterer volumet uten å bremse.
Veksten, med et forbehold
Salget hos Leadway har økt med 200 til 300 % i perioden. Klungland er rask med å nyansere tallet selv.
«Der skal jeg være ærlig: vi var et selskap i oppstartsfasen, og mye av den veksten var forventet uansett.»
Poenget hans er et annet, og mer nyttig for andre som vurderer et bytte.
«Et smidig CRM gjør at vekst faktisk lar seg håndtere. Vi slipper at systemet blir flaskehalsen når volumet øker.»
For teamet handler hverdagen om noe enklere enn tall.
«At prosessen fra A til Å er enkel. Lite rot, færre ting å holde styr på, og selgerne kan bruke tiden på det som faktisk betyr noe: å selge.»
Lønnskjøring på sølvfat
Den mest konkrete driftsendringen handler om lønn.
«Lønnskjøring er en drøm nå. Oversikten kommer på sølvfat i stedet for at vi skal regne den ut selv i Excel.»
Klungland har kontrollregnet i etterkant.
«Jeg har gått gjennom tallene manuelt for å kontrollere, og har ikke funnet ett eneste tilfelle hvor noe har blitt feil.»
Rådet til andre
Klungland anbefaler DealJourney til alle som vil ha stålkontroll på kundene sine, og han er tydelig på hva som står på spill for dem som venter.
«Er du i en bransje hvor konkurrentene begynner å bruke AI til å minne seg selv på kundeoppfølging, mens du fortsatt bruker en halv dag på noe som burde tatt fem minutter, så blir du tatt igjen. Det er bare et spørsmål om tid.»
Han har også ett råd om selve innføringen, rettet like mye mot seg selv.
«Vi burde satt av mer tid i oppstarten til å sette opp systemet nøyaktig slik vi ville ha det, i stedet for å justere underveis. Gevinsten kom uansett, men den hadde kommet raskere.»
Vil du ha samme oversikt som Leadway? Se hvordan DealJourney fungerer.
Benjamin Sagen
Marketing Manager hos DealJourney
