Det började med en SMS-ändring. Leadway ville justera SMS-uppsättningen i CRM'et de använde, ett jobb de själva räknade som litet. Prislappen de fick tillbaka var 40 000 kronor.
”Då var det klart. Vi började se oss om efter något annat samma vecka”, säger Tønnes Klungland, VD och delägare på Leadway.
I dag kör callcentret hela kundresan i DealJourney. De sparar 3 till 4 timmar i veckan på manuellt arbete, lönekörningen går utan Excel, och CRM'et är kopplat till deras egna interna system för budget och uppföljning.
Utgångsläget: Systemet satte gränserna
Före DealJourney körde Leadway på Nextcom. Problemet var inte att systemet saknade funktioner. Det var att det inte gick att anpassa.
”Det var inte smidigt, och det var inte byggt för det sätt vi vill jobba på”, säger Klungland. ”Vi ville automatisera processer och använda AI aktivt i kunduppföljningen, och det gick helt enkelt inte. Systemet satte gränserna, inte vi.”
För ett telemarketingföretag med egna processer är det en dyr begränsning. Varje arbetsflöde som inte passar in i systemet blir ett manuellt jobb som någon måste göra vid sidan av.
Vi driver telemarketing med egna processer, och ett system där vi måste göra stora avvikelser från dessa, är värdelöst för oss.
Valet: Två saker avgjorde
Leadway tittade bland annat på Monday.com och ett par andra leverantörer. Ingen av dem gick igenom nålsögat.
”De var inte anpassningsbara nog för det vi behövde”, säger Klungland.
Två saker avgjorde till slut. Det första var att DealJourney anpassade sig efter Leadway i stället för tvärtom.
Det andra var riktningen.
”De är extremt AI-vänliga. Många i den här branschen är gamla fossiler som bygger vidare på något från 2010. DealJourney bygger för det som kommer.”
Klungland tog beslutet själv. Skepsisen fanns där, som den alltid gör vid ett systembyte.
”Vi hade inte så mycket att förlora. Om det skulle bli sämre än det vi kom från kunde vi lika gärna ha haft kunderna i Excel.”
Efter införandet: Överblicken finns direkt
Leadway lade de första veckorna på att få systemet dit de ville ha det.
Vinsten kom i två former. Den ena är Tidsbesparing i timmar, ungefär 3 till 4 i veckan.
Den andra är, enligt Klungland den viktigaste, Kontroll.
”Vi hittar överblicken direkt i stället för att leta efter den. Och vi har kopplat CRM'et till våra egna interna system för budget och uppföljning.”
Det som överraskade mest var arbetssättet kring AI-funktionerna. De är fortfarande under utveckling hos DealJourney och testas tillsammans med kunder som Leadway.
”Det är skönt att bara fråga AI:n om något jag undrar över kring en order. Den gör analysen åt mig direkt, i stället för att jag ska gräva i listor.”
Resultaten så här långt
3 till 4 timmar sparade i veckan
Rent manuellt arbete som tidigare måste göras vid sidan av systemet.
Överblick direkt
Nyckeltal och kundstatus finns tillgängliga direkt, inte något som måste letas fram.
Lönekörning utan Excel
Underlaget kommer färdigt ur CRM'et. Manuell kontroll i efterhand har inte hittat en enda avvikelse.
Tillväxt utan flaskhals
Försäljningen har ökat kraftigt sedan starten, och systemet hanterar volymen utan att bromsa.
Tillväxten, med en reservation
Försäljningen hos Leadway har ökat med 200 till 300 % under perioden. Klungland är snabb med att nyansera siffran själv.
”Där ska jag vara ärlig: vi var ett företag i uppstartsfasen, och mycket av den tillväxten var väntad ändå.”
Hans poäng är en annan, och mer användbar för andra som funderar på ett byte.
”Ett smidigt CRM gör att tillväxt faktiskt går att hantera. Vi slipper att systemet blir flaskhalsen när volymen ökar.”
För teamet handlar vardagen om något enklare än siffror.
”Att processen från A till Ö är enkel. Mindre strul, färre saker att hålla reda på, och säljarna kan lägga tiden på det som faktiskt betyder något: att sälja.”
Löneunderlaget kommer färdigt
Den mest konkreta driftförändringen handlar om lön.
”Lönekörning är en dröm nu. Överblicken kommer serverad i stället för att vi ska räkna ut den själva i Excel.”
Klungland har kontrollräknat i efterhand.
”Jag har gått igenom siffrorna manuellt för att kontrollera, och jag har inte hittat ett enda fall där något blivit fel.”
Rådet till andra
Klungland rekommenderar DealJourney till alla som vill ha stenkoll på sina kunder, och han är tydlig med vad som står på spel för dem som väntar.
”Är du i en bransch där konkurrenterna börjar använda AI för att påminna sig själva om kunduppföljning, medan du fortfarande lägger en halv dag på något som borde ta fem minuter, då blir du omsprungen. Det är bara en fråga om tid.”
Han har också ett råd om själva införandet, riktat lika mycket till honom själv.
”Vi borde ha avsatt mer tid i starten till att sätta upp systemet exakt som vi ville ha det, i stället för att justera under resans gång. Vinsten kom ändå, men den hade kommit snabbare.”
Vill du ha samma överblick som Leadway? Se hur DealJourney fungerar.
Benjamin Sagen
Marketing Manager på DealJourney
